Recomendación GAFI 11: Mantenimiento de registros

En el que se incluye la reserva de los registros de la debida diligencia del cliente (DDC) como:

·      Copia de documento de identidad

·      Expediente de cuenta que consta del resultado del análisis realizado por la entidad como:

⁃       Investigación preliminar para establecer los antecedentes

⁃       Reportes de transacciones complejas o inusualmente grandes.

Por ello la undécima recomendación del Grupo de Acción Financiera Internacional establece que las instituciones financieras deben mantener por un periodo de cinco años, todos los registros necesarios sobre las transacciones a nivel local o internacional con la finalidad de cumplir con las solicitudes de las entidades competentes.

Sin embargo, para Colombia los términos de conservación de documentos en Colombia corresponden al que establece el código de comercio:

Artículo 60. Conservación de los libros y papeles contables – reproducción exacta

Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. (Código de comercio, 2022).

En concordancia con el articulo 28 de la ley 962 de 2015

ARTÍCULO 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.

Y los artículos 12 y 13 de la ley 527 de 1999:

ARTICULO 13. Conservación de mensajes de datos y archivo de documentos a través de terceros. El cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros informaciones en mensajes de datos se podrá realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas en el artículo anterior.

ARTICULO 14. Formación y validez de los contratos. En la formación del contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán ser expresadas por medio de un mensaje de datos. No se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de dato.