La debida diligencia es un proceso que hace referencia a la adopción de medidas razonables, para conocer y entender quién es la contraparte con la cual estamos o vamos a iniciar una relación comercial, laboral o societaria. Está vigencia debe hacerse con un enfoque basado en los riesgos específicos de la compañía y su materialidad relacionada con estos. Ello implica en una primera instancia verificar la identidad de ese asociado, a través de documentos, datos o fuentes, que nos permitan consultar la validez de esa información que tenemos para su identificación. Seguido de ello, se requiere identificar y validar el beneficiario final, en el caso de las personas naturales, la identificación se realiza teniendo como base la Resolución 164 del 2021 de la DIAN, documento en el cual se especifica que los beneficiarios finales son aquellos que tengan acción o participación de más del 5% en esa persona jurídica, e incluso en el caso de que en esta categoría se encuentren personas jurídicas igualmente se debe ser capaz de reconocerlas si cuentan con el 5% de participación.
Una vez determinados los beneficiarios finales, se debe realizar un análisis sobre la estructura de la compañía, la exposición al riesgo que tendríamos por relacionarnos con esa entidad determinada y el propósito de la relación comercial, laboral o societaria que se vaya a tener. Así mismo, en paralelo se debe gestionar un análisis a las transacciones que se realicen con esa contraparte, enfocado en el mantenimiento de una adecuada relación transaccional comercial y el tamaño de exposición al riesgo de materialidad, con el entendimiento que se tiene de esa contraparte.
En el marco para el desarrollo de una debida diligencia, las empresas siempre tendrán diversos mecanismos para realizar este proceso, ya sea bajo parámetros sencillos o más profundos, acorde a la industria a la que pertenezca, su exposición al riesgo y la materialidad; con ello definirá cuáles son los documentos, las preguntas o la estructura que le permitirá conocer y comprender a profundidad su contraparte. La información obtenida de esta investigación debe organizarse en dos sentidos:
- Una base de datos estructurada en la que se identifique cada una de las contrapartes, sus beneficiarios, su representante legal, el teléfono de contacto y demás información básica relevante. Además, deben almacenarse los documentos fuente o los documentos soporte utilizados. En concordancia con lo anterior, es responsabilidad de la empresa hacer monitoreo a estas bebidas diligencias dependiendo de la exposición al riesgo de cada una de las contrapartes, esta actualización la define cada empresa, sin embargo, como mínimo debería ser cada 2 años para cada una de las contrapartes.
- Debe consultarse las listas vinculantes y restrictivas relacionadas con el nombre de la persona jurídica o incluso las personas que están relacionadas dentro de esa compañía, tales como: representantes legales, Junta Directiva, beneficiarios finales y demás personas que puedan identificarse dentro de la estructura de la compañía. Con este paso, la empresa deberá validar o verificar de manera frecuente estas listas vinculantes y restrictivas con el fin de observar el estado reputacional de la contraparte. En caso de que no sea posible llevar a cabo la debida diligencia de forma pertinente, la compañía podrá tomar la decisión si continúa o no con esa relación comercial, laboral o societaria. Además, deberá hacer un análisis de la imposibilidad de realizar la debida diligencia que será sujeto a un reporte como operación sospechosa.
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