CIRCULAR EXTERNA N° 000028
09-12-2011
DIAN
PARA: Profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero autorizado por la DIAN.
ASUNTO: Sistema de Administración de Riesgo de lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en el sector de los Profesionales del Cambio Autorizado por la DIAN.
LA PRESENTE CIRCULAR SUSTITUYE LA CIRCULAR EXTERNA No. 0170 DEL 10 DE OCTUBRE DE 2002 EN SU APLICACIÓN FRENTE A LOS PROFESIONALES DE COMPRA Y VENTA DE DIVISAS EN EFECTIVO Y CHEQUES DE VIAJERO.
La DIAN a través de la presente circular y de acuerdo a las competencias asignadas en materia de control y vigilancia sobre el cumplimiento del régimen cambiario, imparte las siguientes instrucciones que los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero deben cumplir en la implementación y desarrollo de los mecanismos de administración del riesgo del lavado de activos y/o financiación del terrorismo, que les permitan identificar, medir, controlar y hacer seguimiento al riesgo del Lavado de activos y/o la financiación del terrorismo (LA/FT) en desarrollo de sus actividades autorizadas por la DIAN.
1. CAMPO DE APLICACIÓN:
El Sistema de Administración del riesgo del lavado de activos y la financiación del terrorismo – SARLAFT- debe ser aplicado respecto de la totalidad de operaciones autorizadas de cambio de divisas en efectivo y cheque de viajero efectuadas por los profesionales del cambio autorizados por la DIAN y frente a los clientes o usuarios personas naturales o jurídicas nacionales y extranjeras con las que negocien.
Los profesionales del cambio que actúen como corresponsales cambiarios, en los términos de la Ley 1328 de 2009 y demás normas que la adicionen o modifiquen, no se excluyen del cumplimiento de la presente Circular.
Las instrucciones que se imparten en la presente circular deberán ser aplicadas por parte de sus destinatarios a partir del 1° de Enero de 2012, fecha desde la cual la DIAN, en desarrollo de sus facultades y competencias de control al régimen tributario, aduanero y cambiario, podrá efectuar requerimientos y visitas para constatar la aplicación de la presente circular por parte de los profesionales del cambio.
2. MARCO NORMATIVO:
· DECRETO 4048 DE 2008.DIAN. Por la cual se modifica la estructura de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
· RESOLUCIÓN 0011 DEL 4 DE NOVIEMBRE DE 2008.DIAN. Por la cual se crean Grupos Internos de Trabajo y se asignan funciones en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
· DECRETO 1071 DE 1999. DIAN. Por medio del cual se organiza la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
· RESOLUCIÓN 09 DE 2008. DIAN. Por la cual se distribuyen funciones en la Divisiones de las Direcciones Seccionales de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
· RESOLUCIÓN No. 0007 DEL 4 DE NOVIEMBRE DE 2008. Por la cual se determina la competencia funcional y territorial de las Direcciones Seccionales de la UAE. DIAN.
· LEY 190 DE 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.
· LEY 526 DE 1999. Por medio de la cual se crea la Unidad de Análisis Financiero. UIAF.
· RESOLUCIÓN 9148 DE 1999. Por medio de la cual se señala el contenido, las características de la información que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por parte de los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero que realicen operaciones en zonas de frontera por montos inferiores a quinientos dólares de los Estados Unidos de América (USD500,oo) o su equivalente en otras monedas y se fijan los plazos para su entrega.
· RESOLUCIÓN 9149 DE 1999: Señala el contenido, se adoptan las características técnicas de la información que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por parte de los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero y se fijan los plazos para su entrega.
· RESOLUCIÓN 13892 DE 1999: Por la cual se adicionan y modifican parciamente las Resoluciones 0000009 y 0000011 de 2008.
· LEY 1121 DE 2006. Por la cual se dictan normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la Financiación del Terrorismo y otras disposiciones.
· RESOLUCIÓN EXTERNA No. 8 DEL 5 DE MAYO DE 2000 Y SUS MODIFICACIONES, expedida por la Junta Directiva del Banco de la República.
· RESOLUCIÓN No. 3416 DEL 20 DEL 10 (Sic) DE ABRIL DE 2006.DIAN. Por medio de la cual se establecen los requisitos y las condiciones para ejercer la actividad como profesional de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero de las personas residentes en el país.
· ESTATUTO ORGÁNICO DEL SISTEMA FINANCIERO. Artículos 102 a 107, 209, 210 y 211 numeral 3.
· 40+9 RECOMENDACIONES DE GAFISUD.
· RESOLUCIÓN UIAF No. 062 Y 111 DE 2007 con sus adiciones y/o modificaciones.
· LEY 1328 de 2009. Artículo 100. Por la cual se dictan normas en materia financiera, de seguros, del mercado de valores y otras disposiciones.
· DECRETO 3594 de 2010. Por el cual se modifica el Decreto 2555 de 2010 y se reglamenta el artículo 100 de la Ley 1328 de 2009.
· DCIN 83 DE 2011 con sus respectivas modificaciones expedida por la Junta Directiva del Banco de la República.
3. DEPENDENCIAS RESPONSABLES EN LA DIAN:
Corresponde a la Subdirección de Gestión de Control Cambiario de la DIAN o a la dependencia que haga sus veces, por intermedio de las Divisiones o Grupos de Control Cambiario de las Direcciones Seccionales de la DIAN, efectuar el seguimiento y control a la implementación del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo por parte de los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero, independientemente de las competencias de investigación y sanción por incumplimiento de reporte que tienen las Direcciones Seccionales de Aduanas y/o de Impuestos y Aduanas, las Divisiones de Gestión de Fiscalización, de Gestión de Control Cambiario y de Gestión de Liquidación de las Direcciones Secciones de la DIAN.
4. DEFINICIONES:
4.1 Profesionales de compra y venta de divisas en efectivo o cheques de viajero.
Son las personas naturales y jurídicas residentes en el país que compran y venden de manera profesional divisas en efectivo y cheques de viajero, previa inscripción en el Registro Mercantil y en el registro de profesionales de compra y venta de divisas establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, conforme a los requisitos y condiciones que señale la Entidad.
4.2. Lavado de Activos:
ARTÍCULO 323 Código Penal (Ley 599 de 2000). LAVADO DE ACTIVOS. < Inciso modificado por el artículo 42 de la Ley 1453 de 2011. El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorción, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez (10) a treinta (30) años y multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales vigentes.
La misma pena se aplicará cuando las conductas descritas en el inciso anterior se realicen sobre bienes cuya extinción de dominio haya sido declarada.
El lavado de activos será punible aun cuando las actividades de que provinieren los bienes, o los actos penados en los apartados anteriores, se hubiesen realizado, total o parcialmente, en el extranjero.
Las penas privativas de la libertad prevista en el presente artículo se aumentarán de una tercera parte a la mitad cuando para la realización de las conductas se efectuaren operaciones de cambio de comercio exterior, o se introdujeren mercancías al territorio nacional.
El aumento de pena previsto en el inciso anterior, también se aplicará cuando se introdujeren mercancías de contrabando al territorio nacional.
4.3. Financiación del terrorismo:
ARTÍCULO 345. Código Penal. Ley 599 de 2000. FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y DE GRUPOS DE DELINCUENCIA ORGANIZADA Y ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS RELACIONADOS CON ACTIVIDADES TERRORISTAS Y DE LA DELINCUENCIA ORGANIZADA. <Artículo modificado por el artículo 16 de la Ley 1453 de 2011. > El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
4.4. Operación Sospechosa:
Se entiende por Operación Sospechosa aquella que por su número, cantidad, frecuencia o características pueda conducir razonablemente a concluir que se está ocultando, encubriendo, asegurando, custodiando, invirtiendo, adquiriendo, transformando o transportando cualquier tipo de bienes y servicios provenientes de actividades delictivas, o cuando se está dando apariencia de legalidad a las operaciones o fondos vinculados con las mismas.
Las operaciones sospechosas se identifican porque no guardan relación con el giro ordinario del negocio del cliente, vale decir cuando por su número, cantidades transadas o características particulares, exceden los parámetros de normalidad establecidos para el segmento de mercado, o sobre las que existen serias dudas o indicios en cuanto a la naturaleza de las mercancías o su procedencia, igualmente por su origen, destino o que por su ubicación razonablemente conduzca a prever que pueden estar vinculados con actividades ilícitas.
Así mismo constituye operación sospechosa a reportar a la UIAF, la tentativa de vinculación comercial o de operaciones no culminadas, de los sujetos que no culminan o son renuentes a facilitar la puesta en práctica de los mecanismos de conocimiento al cliente determinados por la empresa.
4.5. Riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
El riesgo de LA/FT es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir el Profesional de compra y venta de divisas en efectivo por su propensión a ser utilizado directamente o a través de sus operaciones como instrumentos para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades ilícitas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
El riesgo de LA/FT se materializa a través de los riesgos asociados, estos son: el legal, reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la entidad, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades.
Los riesgos asociados al riesgo de LA/FT son:
4.5.1. Riesgo reputacional:
Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que causen pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales. El profesional del cambio puede ser incluido en listas internacionales – OFAC, ONU- y ver restringido, sino anulado, su acceso al sistema financiero, lo que implicaría su “muerte” civil y comercial.
4.5.2. Registro legal:
Es la posibilidad de pérdida en que incurre el profesional del cambio al ser sancionado, multado u obligado a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales relacionadas con el giro de su negocio. Frente al LA/FT el profesional del cambio corre el riesgo de verse incurso en investigaciones penales que puedan terminar con extinción de dominio sobre su patrimonio, el de sus representantes y asociados, incluyendo la pena privativa de la libertad para los mismos.
4.5.3. Riesgo operativo:
Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores.
4.5.4. Riesgo de contagio:
Es la posibilidad de pérdida que el profesional del cambio puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un relacionado o asociado.
El relacionado o asociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la entidad.
4.6. Factores de riesgo de LA/FT:
Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT. Estos deben ser identificados para poder segmentar el mercado y así poder implementar el sistema de administración del riesgo, son:
4.6.1 Cliente: Es toda persona natural o jurídica nacional o extranjera con la que el profesional del cambio establece y mantiene una relación contractual o legal para efectuar la operación de compra o venta de divisas en efectivo o cheques de viajero.
El cliente se diferencia del usuario en que el segundo es ocasional y no establece una relación habitual o contractual para la prestación del servicio o adquisición de productos.
4.6.2. Mercado, producto o servicio: Frente a los profesionales del cambio, el mercado hace referencia a las operaciones legalmente autorizadas y que desarrollan el objeto social de la empresa, que es el de la prestación autorizada de servicio de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero.
El profesional del cambio debe extremar sus medias de control al riesgo de LA/FT cuando presta el servicio de cambio de divisas en efectivo o cheques de viajero por cuantías representativas que superen los topes establecidos por la ley para su reporte a la UIAF.
4.6.3. Canal de distribución: es el medio por el cual se ofrece el producto o servicio. Para el caso de los profesionales del cambio, el servicio de compra y venta de divisas en efectivo o cheque de viajero se efectúa de manera directa por el profesional autorizado por la DIAN, excluyéndose de plano la tercerización en la prestación del servicio.
4.6.4 Jurisdicción: Es la ubicación geográfica donde presta el servicio y se legaliza la relación comercial con el cliente o usuario.
Para el caso de los profesionales del cambio, en la resolución de autorización que otorga la DIAN, se establece que sólo se puede prestar el servicio de compra o venta de divisas en la jurisdicción donde el profesional figura inscrito en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio.
Este factor de riesgo debe ser especialmente evaluado por los profesionales del cambio que prestan sus servicios en zonas de frontera teniendo en cuenta que debe extremar los mecanismos de identificación, prevención y control del riesgo de LA/FT por ser estas áreas geográficas especialmente sensibles al actuar de grupos al margen de la ley.
4.7. Señales de alerta frente al LA/FT:
Se entiende por señal de alerta cualquier tipo de información, conducta o actividad que debe llamar la atención, pues puede ser un indicio que permita detectar la realización de una operación inusual o sospechosa de estar vinculadas a operaciones de LA/FT.
El hecho de que una operación aparezca identificada como señal de alerta, no quiere decir que la misma, por si sola, esté vinculada con actividades ilícitas. Es necesario estudiar cada una de las operaciones con el fin de verificar si ellas resultan inusuales o sospechosas dentro del giro ordinario de las actividades del cliente y/o del usuario de los servicios prestados.
4.8. Sistema de Administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo – SARLAFT-.
Es un conjunto de elementos o etapas que ordenadamente relacionadas entre si, permiten a las personas naturales o jurídicas, gestionar el riesgo de ser utilizadas en operaciones de lavado de activos o de financiación del terrorismo.
Para tal fin y según el desarrollo de su actividad económica, las personas naturales y jurídicas tendrán que crear, desarrollar y perfeccionar su propio sistema de gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, que permita identificar, medir, controlar y hacer seguimiento de los riesgos de LA/FT.
Los elementos que soportan el sistema de gestión del riesgo de LA/FT son:
· Las políticas generales para la administración de los factores de riesgo de LA/FT.
· Las metodologías para la segmentación, identificación, medición y control del riesgo de LA/FT.
· La estructura organizacional del SARLAFT.
· Las funciones y responsabilidades de quienes participan en la administración del riesgo de LA/FT.
· Las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de las políticas del SARLAFT.
· Los procedimientos para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo de LA/FT.
· Los programas de capacitación del SARLAFT.
· Los procedimientos para efectuar los reportes
· El régimen sancionatorio aplicable frente al incumplimiento del SARLAFT por parte de los empleados de la empresa.
4.9. Personas expuestas Políticamente (PEPs):
Son los individuos que desempeñan o han desempeñado funciones públicas destacadas en el país.
4.10. Empleado de Cumplimiento:
Es aquella persona designada por el profesional del cambio que tiene la responsabilidad de verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de la presente Circular y de otras disposiciones expedidas sobre el particular. Además será el enlace directo con la Subdirección de Gestión de Control Cambiario, para atender sus requerimientos y velar por el cumplimiento de las instrucciones impartidas en la presente Circular.
4.11. Código de Ética:
Son las pautas de comportamiento que deben seguir las personas vinculadas directa o indirectamente con una empresa destinataria de la presente Circular. Tales pautas se traducen en parámetros que deben ser cumplidos de manera consciente y obligatoria, por todos los directivos, empleados y asociados a la misma. En tal sentido complementa las demás obligaciones contenidas en los reglamentos internos de trabajo, contratos individuales, circulares y procedimientos emitidos por la empresa.
5. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO PARA LOS PROFESIONALES DEL CAMBIO DE DIVISAS EN EFECTIVO Y CHEQUES DE VIAJERO.
5.1. Políticas generales para la administración de los factores de riesgo de LA/FT:
Estas deben reflejar la debida diligencia en el conocimiento y administración de los factores de riesgo de LA/FT por parte del profesional de compra y venta de divisas, quien debe asegurar su implementación y operación en su empresa, trátese de personas jurídicas o naturales.
Estas políticas generales deben estar guiadas a establecer los lineamientos que debe seguir el profesional del cambio respecto al grado de tolerancia que esta dispuesto a asumir frente al riesgo de ser utilizado en operaciones de lavado de activos y/o financiación del terrorismo, tal como se expone a continuación.
5.1.1. Políticas del profesional del cambio en cuanto al conocimiento al cliente, archivos y reportes:
Dentro del sistema de administración del riesgo de LA/FT no se puede eximir a ningún cliente o usuario del suministro de la información relevante que permita su identificación completa, la identificaron (Sic) de su actividad económica, la procedencia u origen de las divisas y la cuantificación del monto de la transacción de cambio por compra o venta de divisas.
Para tal fin, los profesionales del cambio deberán implementar un formato de conocimiento al cliente y usuario, que se debe entender como adicional e independiente a la presentación de la correspondiente declaración de cambio, cuyo diligenciamiento es de obligatorio cumplimiento frente a cualquier operación de compra o venta de divisas en efectivo o cheques de viajero.
Estos formatos deberán ser diligenciados aportando como mínimo la siguiente información:
· Nombre y apellidos completos o razón social del cliente o usuario
· Nacionalidad del cliente o usuario, cuando éste sea persona natural.
· Identificación numérica completa de: Cédula de ciudadanía, Nit, pasaporte, Cédula de Extranjería, Carné expedido por la Dirección de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores, Documento de identificación extranjero válido y vigente de las personas que ingresan por zona de frontera.
· Nombres y apellidos completos con identificación del representante legal o mandatario, cuando se trate de personas jurídicas. Así como el capital social registrado.
· Dirección y teléfono de ubicación del cliente, usuario, representante legal y/o mandatario.
· Lugar y fecha de nacimiento del cliente, usuario, representante legal y/o mandatario
· Actividad económica, oficio o profesión del cliente, usuario, representante legal y/o mandatario.
· Origen y destino de las divisas en efectivo o cheques de viajero objeto de la compra o venta.
Frente al manejo de transacciones con clientes identificados como personas expuestas políticamente – PEPs – se les deberá solicitar la misma información que para los demás clientes y/o usuarios, exigiéndose especial atención en el diligenciamiento total del formato de conocimiento del cliente y usuario. Así mismo, las transacciones efectuadas con este tipo de clientes, deberán ser aprobadas directamente por el profesional del cambio persona natural autorizada por la DIAN o, tratándose de personas jurídicas profesionales del cambio, por el empleado de jerarquía superior al que normalmente aprueba las transacciones en la empresa.
Para los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero que tengan la calidad de personas naturales autorizadas por la DIAN para ejercer esta actividad en zona de frontera y que no hayan acreditado un establecimiento de comercio, podrán suplir el formato de conocimiento al cliente con la copia de la respectiva factura elaborada con los requisitos de la ley o su documento equivalente, siempre y cuando identifique en éste último:
· Nombres y apellidos completos o razón social del cliente o usuario
· Nacionalidad del cliente o usuario, cuando éste sea persona natural.
· Identificación numérica completa de: Cédula de ciudadanía, Nit, pasaporte, Cédula de extranjería, Carné expedido por la Dirección de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores, Documento de identificación extranjero válido y vigente de las personas que ingresan por zona de frontera.
· La cuantificación del monto de la transacción de cambio por compra o venta.
Así mismo es obligación del profesional del cambio el prestar su servicio de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero a las personas físicas, ya sean que actúen como clientes o usuarios de manera directa o a través de sus apoderados o representante, directamente en su establecimiento de comercio, lo que excluye la realización de operaciones comerciales sin la presencia de los mismos clientes o usuarios.
Conservación de documentos:
De los procesos de conocimiento al cliente o usuario, se debe dejar evidencia documental física o digitalizada en los archivos del profesional del cambio para efecto de rendir los respectivos reportes internos o los exigidos por las autoridades administrativas y penales competentes. Igualmente se deben conservar los soportes de los reportes de operación sospechosa y de transacciones en efectivo remitidos a la UIAF.
La conservación de esta documentación y registros de transacciones debe respetar los periodos indicados en la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, es decir que deben conservarse por un período mínimo de tres (3) Años.
Obligación de reporte:
De conformidad con lo establecido en la Ley 1121/06 y la normativa expedida por la UIAF, los profesionales del cambio tienen la obligación de enviar a la autoridad competente el reporte positivo o de ausencia de reporte de operaciones sospechosas de lavado de activos y de transacciones individuales y múltiples en efectivo que supere el tope establecido para tal fin.
Para efectos de control, los responsables de suministrar la información, deberán llevar un registro de los reportes que han sido enviados a la UIAF.
Cuando un cliente o usuario se muestre renuente frente a dar la información requerida por el profesional del cambio en la declaración de cambio, el formato de conocimiento al cliente, la factura o el documento equivalente, se deberá reportar dicha situación a la Seccional de la DIAN con competencia en el lugar donde se encuentre domiciliado el profesional.
Dicha Dirección Seccional enviará el respectivo reporte a la Coordinación de Control y Prevención de Lavado de Activos a efecto de que se evalué su envió o no a la UIAF.
5.1.2. Políticas del Profesional del cambio frente al mercado, producto o servicio que presta.
Tanto el profesional del cambio como sus empleados y dependientes deben tener claro que el servicio que presta de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero, es el que esta previamente autorizado por la DIAN con la limitación que impone el artículo 75 de la Resolución Externa No. 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República.
Así mismo, debe establecer una política de conocimiento del mercado donde presta el servicio de compra y venta de divisas, de tal manera que pueda detectar las transacciones sospechosas que se salen del perfil usual de su cliente o usuario.
5.1.3. Políticas del profesional del cambio frente al canal de distribución y jurisdicción donde prestan sus servicios:
El profesional del cambio debe asegurar que sus empleados conozcan el contenido y alcance de la autorización otorgada por la DIAN y que limita la prestación del servicio de compra y venta de divisas en efectivo o cheques de viajero a la persona natural o jurídica destinataria de la Resolución proferida por la DIAN, lo que excluye de plano la intermediación en la prestación del mismo.
Así mismo, se debe tener claro desde el inició de los trámites para obtener autorización por parte de la DIAN, si el profesional del cambio va a desarrollar su actividad de compra y venta de divisas en efectivo o cheques de viajero en zonas de frontera o en el resto del país. Esta determinación le permitirá fijar políticas de conocimiento al cliente cuando se va a trabajar en zonas geográficas altamente sensibles al accionar de grupos al margen de la ley y en donde se mueven altas cantidades de efectivo producto de actividades ilícitas.
5.2. Metodologías para la segmentación, identificación, medición y control del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.
Las metodologías que implementen los profesionales del cambio deben procurar observar por lo menos los siguientes lineamientos:
5.2.1. Identificar y medir el riesgo:
Implica que el profesional del cambio identifique los factores de riesgo que se puedan presentar en la operación comercial que efectúe.
Una vez identificado los riegos en cada uno de los factores, estos se deben llevar a una MATRIZ DE RIESGOS en la cual se pueda como mínimo:
· Identificar la probabilidad de ocurrencia del riesgo: Raro, improbable o probable.
· Medir el grado de impacto del riesgo en la empresa: Alto, Medio o bajo.
· Identificar el riesgo asociado: Reputacional, legal, operativo o de contagio.
5.2.2. Control y Monitoreo del riesgo:
Las empresas y las personas naturales, profesionales del cambio, deben hacer el seguimiento, actualización y verificación, por lo menos semestral, de la información aportada por sus clientes actuales o potenciales, contra los listados de la ONU y OFAC y las demás fuentes de información que les permita establecer situaciones que pueden configurarse como riesgo LA/FT. Para tal fin se deberá hacer uso de los soportes tecnológicos que permitan desarrollar bases de información consolidadas y actualizadas de los clientes y/o usuarios.
Ante la falta de recursos tecnológicos para controlar y monitorear las situaciones que puedan evidenciar riesgo de LA/FT, se deberán adoptar medidas manuales de registro de los clientes o usuarios, así como de las transacciones efectuadas.
Así mismo y como resultado de la aplicación de controles se debe efectuar el seguimiento a los perfiles de riesgo que permitan detectar operaciones de LA/FT y si es del caso proceder a efectuar los reportes de las operaciones sospechosas a la UIAF.
5.3. Estructura organizacional del SARLAFT.
Se debe determinar como se organiza la empresa internamente, teniendo en cuenta si se es persona natural o jurídica.
Frente a las personas naturales autorizadas como profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero, se exige la contratación de un empleado de cumplimiento, en los términos establecidos en la Resolución DIAN No. 3416 de 2006.
Respecto a las personas jurídicas autorizadas como profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero, además de contar con un empleado de cumplimiento y su suplente, deben contar en su estructura funcional y de acuerdo a su naturaleza societaria y obligaciones comerciales y fiscales, con una junta directiva, un revisor fiscal y una auditoria interna, que además de controlar el desarrollo normal de la actividad comercial de la empresa, debe administrar el riesgo de prestar servicios que eventualmente puedan ser permeados por operaciones de LA/FT.
5.4. Funciones y responsabilidades de quienes participan en la administración del riesgo de LA/FT.
5.4.1. Funciones de la Junta Directiva y/o Representante Legal.
El SARLAFT de las personas jurídicas profesionales del cambio debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces. En caso de que por su naturaleza jurídica no exista dicho órgano, estas funciones corresponderán al representante legal:
1. Establecer las políticas del SARLAFT.
2. Adoptar el código de ética en relación con el SARLAFT.
3. Aprobar el manual de procedimientos y sus actualizaciones.
4. Designar al oficial de cumplimiento y su respectivo suplente.
5. Aprobar el procedimiento para la vinculación de los clientes que pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, así como las instancias responsables, atendiendo que las mismas deben involucrar funcionarios de la alta genencia.
6. Hacer seguimiento y pronunciarse periódicamente sobre el perfil de riesgo de la LA/FT de la entidad.
7. Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el oficial de cumplimiento, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.
8. Pronunciarse sobre los informes presentados por la Revisoría Fiscal y la Auditoría Interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y hacer seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando le expresa constancia en la respectiva acta.
9. Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.
10. Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias responsables de la determinación y reporte de las operaciones sospechosas.
11. Establecer y hacer seguimiento a las metodologías para la realización de entrevistas de vinculación de clientes.
12. Aprobar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.
13. Designar la (s) instancia (s) responsable (s) del diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detención de las operaciones inusuales.
14. Impartir los lineamientos y adoptar las medidas necesarias para que cada una de las sucursales aplique procedimientos similares a los implementados por la matriz.
5.4.2. Funciones del Empleado de Cumplimiento.
El SARLAFT debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo del Empleado de Cumplimiento:
1. Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del SARLAFT.
2. Presentar, cuando menos en forma trimestral, informes escritos a la junta directiva u órgano que haga sus veces, en los cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:
· Los resultados de la gestión desarrollada.
· El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades de control.
· La evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados, así como de los riesgos asociados.
· Los resultados de los correctivos ordenados por la Junta Directiva u órgano que haga sus veces.
· Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF-
3. Promover la adopción de correctivos al SARLAFT.
4. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación para todos sus empleados.
5. Proponer a la administración la actualización del manual de procedimientos y velar por su divulgación a sus empleados.
6. Colaborar con la instancia designada por la Junta Directiva en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.
7. Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente el Revisor Fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.
8. Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del riesgo del LA/FT.
9. Elaborar y someter a la aprobación de la Junta Directiva o el órgano que haga sus veces, los criterios objetivos para la determinación de las operaciones sospechosas.
ANOTACIÓN: No pondrán contratarse con terceros las funciones asignadas al empleado de cumplimiento, ni aquellas relacionadas con la identificación y reporte de operaciones inusuales, así como las relacionadas con la determinación y reporte de operaciones sospechosas.
Así mismo y frente a la contratación del empleado de cumplimiento, se deberán atender las instrucciones establecidas en las resoluciones de la DIAN que fijan los requisitos y condiciones para la autorización como profesionales en compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero.
5.5. Medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de las políticas del SARLAFT:
Los profesionales autorizados por la DIAN deben aprobar a través de su Representante Legal o Junta Directiva, un Código de Ética empresarial destinado a que los empleados conozcan y acaten los principios, valores, conductas y mecanismos que permitan:
· Resolver los conflictos de interés que se generan entre los deberes éticos de la empresa y el logro de las metas comerciales de la misma.
· Manejar cuidadosamente la información privilegiada.
· Manejo del recibo de regalos o dádivas con el objeto de evitar sobornos.
· Colaboración constante con las autoridades de control.
· Disposición a la prevención, detección y control al LA/FT, requiriendo de los empleados la observancia de los principios de conocimiento del cliente, conocimiento del mercado, reporte de operaciones sospechosas, de transacciones en efectivo y la conservación de documentos y soportes de las operaciones efectuadas.
Sin perjuicio de las funciones que competen a las autoridades de control, las empresas deben contemplar procedimientos sancionatorios adecuados frente a la inobservancia del código de conducta.
5.6 Procedimientos para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo de LA/FT.
Frente a las personas jurídicas autorizadas como profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero, de acuerdo al tipo societario, se debe establecer una instancia de evaluación del SARLAFT con el fin de determinar sus fallas o debilidades e informarlas a la Junta Directiva, Representante legal y empleado de cumplimiento para su respectiva corrección.
Los órganos de control serán por lo menos los siguientes: Revisoría Fiscal y/o una Auditoría Interna.
Frente a las personas naturales autorizadas por la DIAN, la función de evaluación del SARLAFT le corresponderá directamente al representante legal.
5.7. Programas de capacitación y divulgación del SARLAFT.
El texto del SARLAFT debe ser entregado por escrito y conocido por todos los empleados de los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo o cheque de viajero autorizados por la DIAN con el fin de asegurar su debida, oportuna, eficaz y eficiente aplicación en todas las actividades de la empresa.
Corresponde al empleado de cumplimiento asegurar la debida capacitación semestral en temas de administración del riesgo, prevención y control del LA/FT, dejando las respectivas constancias por escrito
5.8. Procedimientos para efectuar los reportes:
Los profesionales del cambio deben establecer un sistema oportuno y eficiente para reportar a la UIAF la información establecida por esa entidad, así:
· ROS: inmediatamente.
· Reporte de ausencia de ROS: Trimestral
· Reporte de objetivo de transacciones Individuales en efectivo: Trimestral
· Reporte de objetivo de transacciones Múltiples en efectivo: Trimestral
· Reporte de ausencia de transacciones en efectivo: Trimestral
Así mismo deberán evaluar la pertinencia en el reporte de las tentativas de vinculación comercial de clientes o usuarios frente a los cuales no se pueda cumplir con la debida diligencia de conocimiento del cliente.
5.9. Régimen sancionatorio aplicable al incumplimiento del SARLAFT:
Los profesionales del cambio deben establecer la obligatoriedad en el conocimiento, aplicación y cumplimiento del SARLAFT por parte de todo el personal vinculado a la empresa, estableciendo sanciones administrativas y laborales frente a su incumplimiento, independientemente de las posibles responsabilidades penales que se generen por el incumplimiento en la aplicación del mismo.
6. DEBER DE DENUNCIA.
El Reporte de Operación Sospechosa que envíe el profesional del cambio a la UIAF no le exime del deber de denunciar a las autoridades penales los delitos de cuya comisión tenga conocimiento y que deban investigarse de oficio (Artículo 67 Código de Procedimiento Penal).
7. DEBER DE CONSERVAR DOCUMENTOS:
Los profesionales del cambio deberán conservar en sus establecimientos de comercio o inmuebles que se habiliten como sede de sus negocios, los siguientes documentos a efecto de ser presentados a la autoridad competente cuando le sean requeridos.
· Texto escrito del documento donde conste el Sistema de Administración del Riesgo de lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT.-
· Los documentos y registros que evidencien la operación efectiva del SARLAFT, especialmente los relacionados con la debida diligencia en el conocimiento del cliente o usuario.
· Los informes de la Junta Directiva, el Representante Legal, El oficial de Cumplimiento y los órganos de control respecto al desarrollo y aplicación del SARLAFT.
· Copia de los reportes positivos y negativos enviados a la UIAF.
8. INFRACCIONES:
El incumplimiento a las instrucciones dadas en la presente circular que impliquen la no implementación del SARLAFT por parte del profesional del cambio dará lugar a la aplicación de las sanciones establecidas por la DIAN en la normatividad cambiaria aplicable a los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero y a la aplicación de las sanciones previstas en la Ley 1121 de 2006 y el régimen sancionatorio y el procedimiento Administrativo Cambiario a seguir por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
9. ANEXOS:
Señales de alerta para los profesionales del cambio (Anexo 1)
JUAN RICARDO ORTEGA LOPEZ
Director General
Claudia Fernanda Rincón Pardo
Directora de Gestión de Fiscalización.
ANEXO 1
SEÑALES DE ALERTA REPRESENTATIVAS
· Cuando un cliente, al momento de realizar una operación o transacción, se rehúsa o evita entregar información relacionada con su actividad, propósito o del origen y/o destino de los fondos. O bien cuando un cliente insiste en que una operación se efectúe rápido, evitando trámites “burocráticos“.
· Cliente con transacciones en divisas por montos exactamente bajo el umbral de registro o con incremento repentino de las operaciones de compra y venta de divisas.
· Transacciones en efectivo de alto valor pagadas con divisas de muy alta denominación que no guarden relación (en cantidad y denominación) con las divisas en efectivo que ingresan al país por el turismo.
· Cliente que al efectuar una operación elude o definitivamente se rehúsa a entregar información respecto del propósito o del origen y/o destino de los fondos.
· Cliente que realiza transacciones de elevado monto y no declara un empleo remunerado o actividad acorde que justifique los montos involucrados.
· Cliente que se rehúsa o suspende una transacción cuando se le informa que los antecedentes serán presentados a alguna entidad supervisora o reguladora.
· Reiteradas solicitudes de cambio de divisas, por montos levemente inferiores al umbral de registro, en poco tiempo o en diferentes sucursales; compra de elevados montos de dinero en moneda extranjera o compra de un tipo de divisas con alguna otra moneda extranjera; cambio inusual de grandes cantidades de divisas en efectivo de baja denominación por billetes de la misma moneda pero de alta denominación.
· Sociedades con actividades económicas sensibles a operaciones sospechosas o que analizadas en conjunto, presenten un alto riesgo para ser utilizadas con el fin de lavar dinero (Ejemplo: comercio de oro, piedras preciosas, cueros, casas de cambio, comercio de divisas, construcción , juegos de azar)
· Sociedades que se crean para efectuar operaciones en un período corto y luego desaparecen o se liquidan.
· Sociedades con capital social muy bajo en relación con el valor de las operaciones efectuadas.
· Personas naturales con aparente situación económica modesta, que figuren como representantes legales, socios, y/o miembros de Juntas Directivas de sociedades que presentan patrimonios, pasivos, ingresos y/o operaciones comerciales por valores representativos.
· Importaciones por valores significativos en cortos períodos de tiempo.
· El número de la cédula de ciudadanía de representante legal, socio, y/o miembro de la junta directiva de una sociedad, correspondiente a otra persona, es de una persona fallecida o esta relacionada con alguna situación inusual.
· Personas naturales o jurídicas involucradas con el caso, que no fueron ubicadas en visitas efectuadas
· Representante legal, socio, y/o miembro de la junta directiva de una sociedad, figura en la lista OFAC.
· En las direcciones de las sociedades relacionadas se encuentran ubicadas otras personas y empresas.
· Hay cambio repentino del comportamiento financiero de un cliente; compra y venta frecuente de montos importados de divisas, sin el respaldo de una consecuente actividad económica; clientes que intentan realizar operaciones con dinero falso.
· Cliente que actúan a nombre de terceros intentando ocultar la identidad del cliente o usuario real.
· Alta y frecuente oferta e (Sic) venta de divisas a menores de edad y/o personas con bajo nivel de escolaridad.
· Clientes que registran la misma dirección y/o teléfono de otras personas con las que no tiene relación aparente o cambian frecuentemente los datos.
· Clientes que exigen ser atendidos o manifiestan marcada preferencia por un específico empleado de la Empresa.
· Clientes que definen su actividad económica como “independiente” y manejan grandes cantidades de dinero.