Aquellas empresas requeridas por Supersociedades deberán reportar ante el Sistema de Reporte en Línea (SIREL) las operaciones sospechosas que puedan dar lugar al riesgo LAFT.
¿Qué es un ROS?
Se refiere a un reporte de Operación Sospechosa (ROS), es decir, una operación que es fuera de lo normal en términos de número, cantidad o características en un negocio o sector y que no pueden ser razonablemente justificadas según las prácticas habituales del negocio. Los ROS deben dar respuesta a las siguientes preguntas:
- ¿Cuál fue la operación sospechosa?: Esta información es principal del ROS ya que expone la secuencia de los hechos y orientará el análisis por parte de la UIAF; además, ayuda a los analistas sobre el monto, la ubicación de los hechos, el modo operandi y las personas naturales o jurídicas involucradas en la operación.
- ¿Quién o quiénes lo realizaron?: Hace referencia a las personas naturales o jurídicas que participan en la operación referenciada como sospechosa. Aquí se debe incluir los nombres completos, las identificaciones y el rol que cumple en la operación.
- ¿Dónde ocurrió?: Es importante georreferenciar el lugar exacto en donde ocurrió la operación sospechosa dentro del reporte, puesto que facilitará el análisis a la UIAF y permitirá mejorar los estudios estratégicos frente a los fenómenos que se presentan en los Departamentos, Municipios y Ciudades.
- ¿Cuándo sucedió?: Para la UIAF es importante delimitar el análisis a un periodo de tiempo determinado, esto con el fin de concretar las búsquedas de movimiento financiero en las bases de datos y relacionarlo con hechos en el periodo reportado.
- Señales de alerta: El oficial de Cumplimiento o la persona designada para realizar las funciones, deberá tener en cuenta lo siguiente para determinar que una operación es sospechosa:
- Personas naturales o jurídicas que mueven grandes cantidades de dinero y que no cuentan con perfil financiero para hacerlo.
- Empresas que realizan negocios que no corresponden con el objeto y las características del negocio.
- Varias transacciones realizadas por montos levemente inferiores al límite del reporte individual permitido.
- Empresas recientemente creadas, con capital bajo y un objeto social muy amplio que realiza altas inversiones en fondos colectivos o fiduciarios.
- Personas o empresas que importan grandes volúmenes de mercancía sin contar con la infraestructura adecuada.
- Personas que recurrentemente se ganan la lotería.
- Constitución de sociedades que realizan compra de materias primas que también sirven como insumos para la producción de sustancias psicoactivas.
- Anexos: Hacen referencia a los soportes o pruebas que respaldan los ROS, es decir, el respaldo de la información incluida en los reportes, ejemplo, fotocopia de: Movimientos bancarios, cheques, facturas, entre otros soportes.
¿Cómo realizar un ROS?
El ROS debe realizarse en la plataforma del SIREL desarrollada por la UIAF, antes de realizarlo, se deberá tener un usuario y contraseña. Para poder crearlo se recomienda leer el Manual de Usuario SIREL 2022.
Al ingresar a la página inicial del SIREL se encuentran varios botones en la parte izquierda de la pantalla; para iniciar con el ROS, debemos pasar el cursero en “Reporte de Operaciones Sospechosas”, allí se desplegarán cuatro opciones: ROS, Operaciones intentadas, Coincidencia en listas, Coincidencia en Noticias.
A continuación, se encontrarán los pasos para realizar un ROS:
1. Para realizar el reporte de ROS, debemos dar clic en el menú > Reportes de Operación Sospechosa >ROS y en el tablero de control dar clic en el botón “Crear”.
2. Luego debemos dar clic sobre Reporte Positivo y el sistema mostrará el formulario para envío de ROS.
Nota: La fecha del reporte de operación sospechosa – ROS, corresponde al día en el que se realiza el envío del reporte, y el sistema genera el certificado de recibo de información con esa fecha, nada tiene que ver con la fecha del periodo de análisis de la operación sospechosa.
3. El formulario está dividido en 4 partes , Informe General del Reporte, Persona Jurídica, Persona Natural y Detalle.
4. En Información general del reporte deberá registrar :
- Número de reporte: Número interno de la entidad asignado al ROS
- Clase de reporte: De acuerdo al caso elegir:
- Reporte Inicial: Cuando el ROS es elaborado por primera vez
- Corrección a reporte anterior: Cuando el sujeto obligado deba realizar cambios a un ROS.
- Adición a reporte anterior: Cuando el sujeto obligado tenga información complementaria a un ROS ya realizado
Nota: en los dos últimos casos el sistema le solicitará Código de ROS Relacionado.
5. En persona jurídica el sujeto obligado puede registrar las empresas que están directamente relacionadas con la operación sospechosa, allí podrá descargar una plantilla y cargar todas las empresas.
6. Igual como en el apartado de persona jurídica, el sujeto obligado puede registrar las personas naturales que están directamente relacionadas con la operación sospechosa, allí podrá descargar una plantilla y cargar todas las empresas.
7. En detalle, el reportarte deberá diligenciar la descripción, amplia, clara y concisa de la posible operación sospechosa.
Lo primero es indicar el periodo de análisis de la operación.
Luego, en el recuadro de descripción, se debe escribir el relato con una metodología narrativa, el cual, el primer párrafo resuma la descripción y que dé respuesta a ¿Quién? Qué? ¿Por qué? ¿Cuándo? y ¿Donde? Resumiendo todo lo que generó la alerta.
Los siguientes párrafos serán el cuerpo de la operación reportada como sospechosa, y se sugiere que sean descritos en orden cronológico y de importancia.
(UIAF)
En el apartado temática, se hace referencia a los delitos relacionados con LAFT.
En el apartado señales de alerta, se podrá incluir todas aquellas “banderas rojas” que generó el reporte.
Igualmente están los campos de valor de la transacción y la moneda.
Por último están los apartados de la notificación a otra entidad, si las personas fueron solicitadas por alguna entidad competente y si se tienen documentos que soporten la operación sospechosa para adjuntarlos.
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