Autor: Juan Pablo Madrid García
| La Superintendencia de Sociedades emitió la respuesta sobre las reglas relacionadas con el régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.
Por medio de la Circular Externa No. 100-00001 de 2020, se busca profundizar en el enfoque basado en riesgos tanto para la supervisión de esta entidad que emite la pregunta, como para la creación de políticas y matrices por parte de otras sociedades obligadas al cumplimiento del régimen antes mencionado y al reporte de operaciones sospechosas ante la UIAF.
Es importante tener en cuenta que las organizaciones para tener un correcto desarrollo de sus funciones deben identificar, segmentar, calificar, individualizar, controlar y actualizar los factores de riesgos y riesgos asociados con aquellas actividades relacionadas con el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
Por otra parte, la Superintendencia de Sociedades hace referencia a los procedimientos de debida diligencia y debida diligencia intensificada, siendo estos instrumentos claves para prevenir y controlar los riesgos relacionados con el LA/FT/FPADM a los que se encuentran expuestos las organizaciones.
Cada compañía debe de aplicar las medidas de debida diligencia mínima que le correspondan, por medio de un enfoque basado en riesgos según la materialidad y las características propias, teniendo en cuenta el tipo de operación que realiza, los productos y contratos que pretenda desarrollar, contrapartes, entre otros elementos particulares.
Las organizaciones deben de incluir en sus procesos medidas razonables de debida diligencia de la contraparte, teniendo en cuenta como se mencionó anteriormente el enfoque basado en riesgos y la materialidad; para ello se deben de adoptar los siguientes requisitos:
a) Identificar a la Contraparte y verificar su identidad utilizando documentos, datos o información confiable, de fuentes independientes. b) Identificar al Beneficiario Final de la Contraparte y tomar Medidas Razonables para verificar su identidad. c) Tratándose de Personas Jurídicas, se deben tomar Medidas Razonables para conocer la estructura de su propiedad con el fin de obtener el nombre y el número de identificación de los Beneficiarios Finales, haciendo uso de las herramientas de que disponga. Las medidas tomadas deben ser proporcionales al nivel del riesgo y su materialidad o complejidad inducida por la estructura de titularidad de la sociedad mercantil o la naturaleza de los asociados mayoritarios. d) Entender, y cuando corresponda, obtener información sobre el propósito y el carácter que se pretende dar a la relación comercial. e) Realizar una Debida Diligencia continua de la relación comercial y examinar las transacciones (…)”
Las empresas que se encuentran obligadas pueden diseñar y definir formatos a fin de tener un adecuado conocimiento de las contrapartes, los cuales podrán ser ajustados dependiendo de las características y el sector económico al que pertenezcan, además, teniendo en cuenta los factores de riesgo relacionados con el Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.
La Superintendencia de Sociedades informa que las empresas obligadas deben construir bases de datos u otros mecanismos que permitan consolidar la información y estar al tanto de posibles alertas presentes o futuras, dicha base de datos debe contener el nombre de la contraparte, identificación, beneficiario final, el nombre del representante legal, el nombre de la persona de contacto, el cargo que desempeña, fecha del proceso de conocimiento o monitoreo de la Contraparte.
Teniendo en cuenta lo anterior, la Superintendencia señala que “no le compete a esta entidad pronunciarse sobre la posibilidad legal de dar por terminado o no, un contrato celebrado entre una Empresa Obligada y su Contraparte, así como determinar cuáles serían las posibles consecuencias de tal decisión, puesto que es del resorte exclusivo de las partes regular los controles necesarios para evitar incurrir en conductas de LA/FT/FPADM”.
Para conocer con mayor detalle la respuesta emitida por la Superintendencia de Sociedades haga clic en el siguiente enlace: https://www.amlprotektor.com/norma/oficio-220-144006-del-1-de-octubre-de-2021-asunto-regimen-de-autocontrol-y-gestion-del-riesgo-integral-de-la-ft-fpadm-empresa-obligada-contraparte/ |