CIRCULAR EXTERNA 8 DE 2011
(marzo 1o)
Diario Oficial No. 48.060 de 5 de mayo de 2011
SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA
| Para: | Representantes Legales de Empresas Transportadoras de Valores, Empresas de Vigilancia y Seguridad Privada Autorizadas en la Modalidad de Transporte de Valores, Empresas Blindadoras de Vehículos. |
| De: | Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. |
| Asunto: | Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo |
La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, con el propósito de dar mayor información a los destinatarios de la Circular Externa 003 del 20 de marzo de 2009 – Representantes Legales de Empresas Transportadoras de Valores, Empresas de Vigilancia y Seguridad Privada autorizadas en la modalidad de Transporte de Valores, Empresas Blindadoras de Vehículos, señala a continuación los lineamientos que deberán acoger las mismas para efectos de implementar el Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Esta Superintendencia acogió la normatividad regulatoria en materia de prevención y detección de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo a través de las Circulares Externas números 003 del 20 de marzo de 2009 y 007 del 5 de junio de 2006, las cuales se dirigieron la primera a las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que operaran con dicha modalidad y la segunda a los Representantes Legales de Empresas Transportadoras de Valores, Empresas de Vigilancia y Seguridad Privada autorizadas en la modalidad de Transporte de Valores, y Empresas Blindadoras de Vehículos.
Los mencionados servicios de vigilancia y seguridad privada, responsables del cumplimiento de las disposiciones establecidas en las normas citadas, conocen de la amenaza que genera el fenómeno de Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, para la estabilidad, el crecimiento y en general el progreso del sector, en virtud de lo cual es necesario continuar firmemente con su lucha, implementando otros mecanismos que buscan su fortalecimiento así:
a) Vinculando en forma gradual y progresiva, en el cumplimiento de las políticas de prevención y detección de actividades ilícitas asociadas a los delitos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, a otras entidades vigiladas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, que considerando su objeto, el crecimiento que ha tenido su operación y el mercado a quien se dirige, pueden en gran medida verse expuestos a dichas actividades ilícitas.
b) Fortaleciendo los controles y reportes que deben efectuar las entidades a quienes se dirige esta circular.
c) Adaptando las normas regulatorias a las nuevas disposiciones que el Gobierno Nacional ha expedido sobre la materia, en especial la Ley 1121 de 2006 y las recomendaciones y estándares internacionales principalmente proferidos por el Grupo de Acción Financiera Internacional, GAFI.
Es así como la presente circular contiene directrices dirigidas a las empresas transportadoras de valores, empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad y empresas blindadoras de vehículos, vigiladas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, en cumplimiento de su función de instrucción y determinación de los criterios técnicos y jurídicos que deben cumplir las entidades vigiladas sobre la manera como deben administrar los riesgos implícitos en sus actividades, tal como el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.
1. Definición del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo
Para los efectos de esta Circular, se entiende por riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad vigilada por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el Lavado de Activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
2. Adopción del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y de Financiación del Terrorismo – Sarlaft – por parte de las empresas transportadoras de valores
Para la adecuada prevención, detección y administración del riesgo de exposición a actividades relacionadas con el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, los representantes legales, directores, administradores, oficiales de cumplimiento y funcionarios de las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que operen con dicha modalidad, deberán ajustar su SIPLA al sistema de administración de riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – Sarlaft – que deberá contener los siguientes elementos:
— Identificación del riesgo.
— Medición del riesgo (aquí se encuentra el tema del riesgo residual que se menciona más adelante).
— Control.
— Monitoreo.
2.1. Políticas
Son los lineamientos generales que deben adoptar las empresas transportadoras de valores, empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad en relación con el Sarlaft, que se traducen en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la entidad, frente a sus funcionarios, a sus clientes y a sus accionistas.
En todo caso, las políticas deben determinar como mínimo la obligatoriedad que tienen los órganos de administración y de control de las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad, el oficial de cumplimiento, así como de todos los funcionarios, para asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones relacionadas con el Sarlaft señalando las consecuencias y sanciones que genera su incumplimiento.
Las políticas deben incorporarse en un código de conducta de la entidad vigilada en esta materia, de acuerdo con los parámetros establecidos en la presente instrucción.
2.2. Procedimientos
Las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad, deben establecer los procedimientos que se requieren para la adecuada implementación y funcionamiento de los elementos del Sarlaft. Los procedimientos que en esta materia adopten las entidades deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos:
a) Políticas de control y canales de comunicación de las sucursales y agencias, cuando estas existan.
b) Atención de requerimientos de información por parte de las autoridades competentes.
c) Verificación de listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional.
d) Consagrar las sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el Sarlaft, así como los procesos para su imposición.
e) Procesos de verificación periódica y actualización de la información suministrada por los clientes.
f) Parámetros que se deben tener en cuenta para calificar una operación como inusual o sospechosa.
g) Elaboración de señales de Alerta.
2.3. Documentación
Las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad deben adoptar mecanismos que les permitan conocer a sus clientes actuales y potenciales, conocer el mercado, identificar y analizar las operaciones inusuales y determinar y reportar las operaciones sospechosas y, por tanto, deberán:
— Contar con un respaldo físico.
— Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados.
— Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma.
PARÁGRAFO: Los documentos mencionados en el presente numeral deberán conservarse físicamente durante mínimo cinco (5) años.
2.3.1. Conocimiento del cliente
El Sarlaft debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma, para lo cual las entidades vigiladas que deben cumplir con las disposiciones de esta circular, deben diseñar y adoptar formularios de solicitud de vinculación de clientes, así como adoptar mecanismos que permitan conocer sus operaciones y el perfil de riesgo de los mismos. Se pueden considerar como aspectos o labores que conforman el conocimiento del cliente los siguientes:
— Identificación.
— Diligenciamiento de formularios.
— Solicitud de documentos soporte.
— Verificación de datos.
— Consulta de listas especiales.
— Asignación del perfil y ubicación en el segmento del mercado.
— Selección del cliente.
— Solicitud de declaración jurada.
— Conservación y organización de la información.
— Consolidación de operaciones.
— Actualización de datos.
El conocimiento del cliente no solo debe adelantarse antes y durante la etapa de su vinculación, sino que deberá mantenerse durante toda la relación contractual.
El formato de vinculación de clientes deberá incluir como mínimo, la siguiente información:
Para personas jurídicas:
a) Razón social;
b) Número de Identificación Tributaria – NIT;
c) Certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no mayor a un mes;
d) Actividad económica;
e) Declaración de origen de los bienes y/o fondos, según el caso (puede ser un anexo);
f) Domicilio, dirección y teléfono;
g) Nombre completo e identificación, dirección y teléfono de su representante legal y/o apoderado:
h) Composición accionaria y socios mayoritarios;
i) Información financiera y patrimonial: estados financieros, declaración de renta, valor de los ingresos mensuales y origen de los recursos empleados en las operaciones realizadas a través de la transportadora;
j) Información sobre las cuentas que posea en entidades financieras (tipo de producto, número del producto y nombre de la entidad);
k) Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo;
1) Manifestación sobre la realización de actividades en moneda extranjera;
m) Firma y huella del solicitante.
Para personas naturales nacional o extranjera:
a) Nombre, número y tipo de documento de identificación;
b) Lugar y fecha de nacimiento;
c) Actividad económica;
d) Declaración de origen de los bienes y/o fondos, según el caso (puede ser un anexo);
e) Domicilio, dirección y teléfono;
f) Información financiera y patrimonial, estados financieros, declaración de renta, valor de los ingresos mensuales y origen de los recursos empleados en las operaciones realizadas a través de la empresa;
g) Información sobre las cuentas que posea en entidades financiera (tipo del producto, número del producto y nombre de la entidad);
h) Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo;
i) Manifestación sobre la realización de actividades en moneda extranjera;
j) Firma y huella del solicitante.
2.3.2. Personas públicamente expuestas
El Sarlaft debe prever procedimientos más exigentes de conocimiento de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, tales como personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público.
En tal sentido, el Sarlaft debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar los casos de clientes que responden a tales perfiles, así como procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones que realizan.
En todo caso, el estudio y aprobación de la vinculación de tales clientes deberá llevarse a cabo por una instancia o empleado de jerarquía superior al que normalmente aprueba las vinculaciones en la entidad.
En el evento en que un cliente o beneficiario final pase a ser una persona públicamente expuesta en los términos señalados en el presente numeral, deberá informarse a la instancia o empleado de jerarquía superior encargado de tales vinculaciones.
Para dar cumplimiento a lo aquí solicitado, los sujetos vigilados deberán realizar su definición de cliente y usuario según las características del negocio.
2.3.3. Confirmación de información
Las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad deben realizar las diligencias necesarias para confirmar y actualizar los datos suministrados en el formulario de vinculación de clientes y que por su naturaleza puedan variar. Dicha actualización deberá realizarse por lo menos una vez al año.
2.3.4 Conservación de la documentación
Los documentos mencionados en la presente Circular deberán ser debidamente archivados y conservarse por un periodo mínimo de cinco (5) años, las etapas y los elementos relacionados con el Sarlaft deberán constar en documentos y registros garantizando con ello la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.
Para efecto de garantizar el deber de conservación los documentos deben:
1. Contar con un respaldo físico y magnético.
2. Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta solo por quienes están autorizados.
3. Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma.
2.4. Estructura organizacional
Los órganos de dirección y administración deben apoyar el desarrollo de las políticas de prevención y detección de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en sus empresas y en su desarrollo deberán cumplir como mínimo con las siguientes funciones.
2.4.1. Funciones de la junta directiva u órgano que haga sus veces
a) Señalar políticas y adoptar un código de conducta de la entidad en materia de prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, de acuerdo con los parámetros establecidos en la presente instrucción. Dichas políticas, deben también incluir los criterios que empleará la entidad vigilada en la determinación de la documentación que se debe exigir a las distintas personas que desean vincularse como clientes;
b) Aprobar el manual de procedimientos que se adopte, así como sus actualizaciones;
c) Aprobar la estructura de mecanismos e instrumentos que compongan el Sarlaft de la entidad, así como su identificación, medición y control;
d) Destinar el presupuesto necesario para el adecuado funcionamiento del Sarlaft, el mejoramiento de los mecanismos de prevención y el uso de nuevas tecnologías;
e) Designar al oficial de cumplimiento de conformidad con las calidades y requisitos requeridos para ocupar dicho cargo;
f) Evaluar periódicamente el funcionamiento del Sarlaft y adoptar las medidas necesarias para ajustarlo a nuevas necesidades o corregir sus fallas. Esta evaluación debe realizarse mínimo semestralmente;
g) Incluir en el orden del día de sus reuniones, la presentación personal del informe del oficial de cumplimiento;
h) Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el oficial de cumplimiento, dejando la expresa constancia en la respectiva acta;
i) Pronunciarse sobre los informes presentados por la revisoría fiscal o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y hacer seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando la expresa constancia en la respectiva acta;
j) Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias responsables de la determinación;
n) Designar la (s) instancia (s) responsable (s) del diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.
2.4.2. Funciones del representante legal
El Sarlaft debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo del representante legal o quien haga sus veces:
a) Someter a aprobación de la junta directiva u órgano que haga sus veces en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del Sarlaft y sus actualizaciones;
b) Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen todas las políticas adoptadas por la junta directiva u órgano que haga sus veces;
c) Garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica cumplan con los criterios y requisitos establecidos en la presente circular;
d) Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el Sarlaft;
e) Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento;
f) Garantizar que los registros utilizados en el Sarlaft cumplan con los criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida;
g) Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos para la selección, seguimiento y cancelación de los contratos celebrados con terceros para la realización de aquellas funciones relacionadas con el Sarlaft que pueden realizarse por estos, de acuerdo con lo señalado en la presente circular.
2.4.3. Oficial de cumplimiento
La junta directiva de las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad (o el órgano que haga sus veces), debe designar un oficial de cumplimiento y un suplente, para efecto de verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de las disposiciones adoptadas en el Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (Sarlaft), así como la normatividad vigente en la materia.
Tanto el oficial de cumplimiento como su suplente, deben ser empleados de la entidad vigilada y contar con el efectivo apoyo de las directivas, ser de alto nivel en la organización, tener capacidad decisoria, y estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico que le permita cubrir adecuadamente las diferentes áreas de gestión.
La asignación de funciones al oficial de cumplimiento y a su suplente, no exime de la obligación de prevención y detección de Lavado de Activos a los demás integrantes y empleados de la entidad vigilada, quienes deberán informar de manera inmediata al oficial de cumplimiento sobre alguna actividad inusual o sospechosa. Las funciones que se le asignen a este funcionario deberán incluir, como mínimo, las siguientes:
a) Verificar el oportuno y estricto cumplimiento de las nomas legales establecidas para la prevención y detección de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo;
b) Implementar y desarrollar los procedimientos generales y específicos que considere adecuados para hacer más efectiva la prevención y detección de estas conductas;
c) Velar por el adecuado funcionamiento dentro de la entidad vigilada de la totalidad de los mecanismos e instrumentos específicos diseñados que conforman el Sarlaft;
d) Controlar y verificar periódicamente la ejecución de las medidas adoptadas en este campo, así como la información suministrada por los clientes de la entidad;
e) Realizar los estudios necesarios para determinar si una operación inusual, reviste el carácter de sospechosa;
f) Reportar en forma inmediata y suficiente a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), las operaciones sospechosas realizadas u operaciones intentadas y rechazadas que tengan características que les otorguen el carácter de sospechosas, en el momento en que sean detectadas, así como la ausencia de las mismas, de acuerdo con las instrucciones que para tal efecto se imparten en esta Circular;
g) Informar a las directivas acerca de las posibles fallas u omisiones en los controles para la prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, que comprometan la responsabilidad de los funcionarios y de la entidad;
h) Presentar trimestralmente a la junta directiva o a quien haga sus veces, informes detallados acerca del cumplimiento de las labores a su cargo, en los cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:
1. Las políticas y programas desarrollados para cumplir su función y los resultados de la gestión realizada.
2. Los resultados de la retroalimentación dada por esta Superintendencia o por la UIAF, sobre el cumplimiento de las normas de prevención de Lavado de Activos.
3. Uso de los documentos publicados por las autoridades de inspección, control o vigilancia, en especial esta Superintendencia o por la UIAF, en materia de prevención del Lavado de Activos.
4. El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades, en particular respecto a la oportunidad y calidad de la información.
5. Las políticas y programas adoptados para la actualización de la información de los clientes y el avance que se haya logrado sobre el tema en cada uno de los productos y servicios ofrecidos por la empresa supervisada o vigilada.
6. La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas para corregir las fallas.
7. Las tendencias que se observen en las operaciones reportadas como sospechosas y las medidas adoptadas para la administración del riesgo asociado a estas.
8. Los casos específicos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la entidad vigilada, así como los resultados de las órdenes impartidas por la Junta Directiva o quien haga sus veces en este campo.
9. Los correctivos que considere necesarios, incluidas las propuestas de actualización o mejora de los mecanismos e instrumentos de protección;
i) Diseñar y coordinar los planes de capacitación necesarios, para que los diferentes funcionarios de la institución estén debidamente informados y actualizados en la gestión del riesgo de Lavado de Activos. El diseño y coordinación de los planes de capacitación sobre el tema de prevención y detección deberían ser al menos una vez al año;
j) Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad judicial o administrativa en materia de prevención y detección de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo;
k) Colaborar con la instancia designada por la junta directiva en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales;
l) Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas;
m) Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del Sarlaft;
n) Elaborar y someter a la aprobación de la junta directiva o el órgano que haga sus veces, los criterios objetivos para la determinación de las operaciones sospechosas, así como aquellos para determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de inusualidad.
PARÁGRAFO 1o: El nombre del oficial de cumplimiento y del suplente, designados, deberán ser informados a esta Superintendencia dentro de los 30 días siguientes a su designación, anexándose copia del acta de junta directiva o del órgano equivalente en donde conste tal evento.
Una vez se informe a esta Superintendencia, debe remitirse a la UIAF el nombre, número de cédula de ciudadanía del oficial designado y del suplente y el correo electrónico de cada uno de estos. Esta información debe actualizarse tan pronto como se produzca alguna novedad al respecto.
PARÁGRAFO 2o: En caso de ausencia absoluta del oficial de cumplimiento titular, este será reemplazado por el suplente quien no podrá ejercer el cargo por un término superior a 3 meses.
2.4.4. Revisoría fiscal
Adicional a las funciones asignadas en otras disposiciones y en las instrucciones que sobre la materia imparta la autoridad de inspección, control o vigilancia, la revisoría fiscal de la entidad vigilada debe adoptar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos de las instrucciones que para la prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, determine esta Superintendencia, las cuales deberá poner en conocimiento del Representante Legal y/o Junta Directiva. Dicha gestión incluye el examen de las funciones que cumplen los administradores de la entidad incluido el oficial de cumplimiento en relación con el respectivo Sarlaft.
El revisor fiscal de cada entidad deberá elaborar trimestralmente reportes especiales dirigidos a la Junta Directiva o al órgano que haga sus veces, en el que informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas sobre prevención y detección del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
2.5. Infraestructura tecnológica
Las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad deben contar con la tecnología y los sistemas necesarios para garantizar la adecuada administración del riesgo de LA/FT. Para ello deben contar con un soporte tecnológico acorde con sus actividades, operaciones, riesgo y tamaño, que cumpla como mínimo con las siguientes características:
a) Contar con la posibilidad de captura y actualización periódica de la información de los distintos factores de riesgo;
b) Consolidar las operaciones de los distintos factores de riesgo de acuerdo con los criterios establecidos por la entidad;
c) Centralizar los registros correspondientes a cada uno de los factores de riesgo y en forma particular a cada uno de los clientes;
d) Generar en forma automática los reportes internos y externos, distintos de los relativos a operaciones sospechosas, sin perjuicio de que todos los reportes a la UIAF sean enviados en forma electrónica.
2.6. Divulgación de la información
Las entidades vigiladas deben diseñar un sistema efectivo, eficiente y oportuno de reportes tanto internos como externos que garantice el funcionamiento de sus procedimientos y los requerimientos de las autoridades competentes, aclarándose que los reportes externos son los que se dirigen de manera exclusiva a la UIAF.
A. Reportes internos
Los reportes internos son de uso exclusivo de la entidad.
– Operaciones inusuales:
Se entiende como operación inusual aquella cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica del cliente, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos por la entidad respectiva.
En el caso de identificación y análisis de las operaciones inusuales, las entidades deberán determinar cuáles de estas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que la exponen, basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.
Las entidades deben dejar constancia de cada una de las operaciones inusuales detectadas, así como del responsable o responsables de su análisis, la determinación de las razones por las que califica este tipo de operaciones y los resultados del mismo.
– Operaciones sospechosas:
Es toda operación realizada por una persona natural o jurídica, que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado y que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no haya podido ser razonablemente justificada”.
El Sarlaft debe prever los procedimientos de reporte al funcionario o instancia competente, con las razones objetivas que ameritaron tal calificación.
– Reportes de la etapa de monitoreo
Como resultado del monitoreo deben elaborarse reportes trimestrales a la Junta de Socios o Junta Directiva que permitan establecer el perfil de riesgo residual de la entidad, la evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.
Los administradores de la entidad en su informe de gestión al cierre de cada ejercicio contable, deben incluir una indicación sobre la gestión adelantada en materia de administración de riesgo de LA/FT.
B. Reportes externos que se dirigen a la UIAF
2.6.1. Operación sospechosa
Se debe entender por operación sospechosa, toda operación realizada, intentada o rechazada por una persona natural o jurídica, que por su número, cantidad, o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado y que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no haya podido ser razonable.
2.6.1.1 Reporte de operaciones sospechosas
Corresponde a todas las entidades vigiladas reportar a la UIAF en forma inmediata y directa las operaciones que determinen como sospechosas, de acuerdo con el instructivo del Anexo Técnico. Así mismo, las entidades deberán reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas e igualmente deberán reportar la tentativa de vinculación que realicen los clientes que tenga elementos de sospecha.
De otra parte, las entidades deberán reportar como sospechosas las tentativas de vinculación comercial que realicen los clientes.
Los reportes sobre operaciones sospechosas deben ajustarse a los criterios objetivos establecidos por la entidad.
Se entiende por inmediato el momento a partir del cual la entidad vigilada toma la decisión de catalogarlo como tal. Todo esto deberá realizarse durante un tiempo razonable.
En estos casos no se requiere que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades.
Las entidades vigiladas y sus funcionarios no podrán dar a conocer a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que han comunicado a la UIAF información sobre las mismas, y deberán guardar reserva sobre dicha información.
De acuerdo a lo consagrado en el artículo 42 de la Ley 190 de 1995, el reporte de operaciones sospechosas no dará lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos o empleados de la entidad que hayan participado en su detección y/o reporte.
Los documentos originales de soporte se conservarán con las debidas seguridades, a fin de que puedan hacerse llegar de manera completa y oportuna, a las autoridades competentes que los requieran.
2.6.2. Reporte de operaciones del sector de la vigilancia y seguridad privada
2.6.2.1. Reporte de transacciones en efectivo de las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia con modalidad de transporte de valores
Las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia con modalidad de transporte de valores deberán remitir a la UIAF el informe mensual sobre transacciones en efectivo diligenciando el Anexo 2 de la presente circular, de acuerdo con los montos e indicaciones señaladas en el correspondiente instructivo:
Se entenderá por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del giro ordinario de los negocios de los clientes, involucren entrega o recibo de dinero en billetes y/o en moneda nacional o extranjera.
El reporte de transacciones en efectivo se compone de:
A. Reporte de operaciones individuales en efectivo para empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia con modalidad de transporte de valores:
Las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia con modalidad de transporte de valores deberán reportar mensualmente a la UIAF las operaciones que cumplan con las características que se mencionan a continuación:
a) Todas las operaciones al interior del país, de transporte de efectivo en moneda local o extranjera realizadas con clientes donde no intervenga una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, cuyo monto sea superior a cincuenta millones de pesos ($50.000.000) o veinticinco mil dólares (US$25.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa representativa de mercado del día en que se realice la operación, publicada por la Superintendencia Financiera de Colombia en su página en Internet;
b) Todas las operaciones de transporte en donde se involucren operaciones de importación o exportación de títulos y/o bienes valores, sin que importe la cuantía;
c) Todas las operaciones de transporte de ingreso y salida de efectivo del país deben ser reportadas a la UIAF, sin que importe la cuantía.
B. Reporte de operaciones múltiples en efectivo para empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia con modalidad de transporte de valores
Están constituidas por todas aquellas transacciones de transporte de efectivo al interior del país, en moneda local o extranjera realizadas con clientes donde no intervenga una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen doscientos cincuenta millones de pesos ($250.000.000) o ciento veinticinco mil dólares (US$125.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa representativa de mercado del día en que se realice la operación, publicada por la Superintendencia Financiera de Colombia en su página en Internet.
2.6.2.2. Reporte de transporte de metales, joyas, piedras preciosas, objetos de arte y antigüedades para empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia con modalidad de transporte de valores
Las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que tengan dicha modalidad, deberán reportar dentro de los diez (10) primeros días calendario siguientes al mes respectivo a la UIAF todas las operaciones de transporte de metales, joyas, piedras preciosas, objetos de arte y antigüedades. Para efectos del reporte se deberá referenciar con exactitud el valor declarado por el cliente, en cada operación individual de transporte de acuerdo a lo establecido en el Anexo Técnico.
Si dentro de uno de los meses del año, no se ha determinado la existencia de operaciones de transporte de metales, joyas, piedras preciosas, objetos de arte y antigüedades con las características mencionadas, las entidades deberán informar de este hecho a la UIAF dentro de los diez (10) primeros días calendario siguientes al mes respectivo a través del reporte de ausencia de operaciones de transporte de acuerdo con lo establecido en el Anexo Técnico.
2.6.3. Ausencia de Reporte de Operaciones Sospechosas
Si dentro de uno de los meses del año, no se ha determinado la existencia de operaciones sospechosas, las entidades deberá informar este hecho dentro de los diez (10) primeros días calendario siguientes al mes respectivo y de conformidad con lo establecido en el Anexo que aparece al final del presente documento.
2.7. Señales de alerta
Cada destinatario de la presente circular deberá definir en sus procedimientos sus señales de alerta, entendiendo por estas todos aquellos hechos o circunstancias que rodean la realización de operaciones propias de los clientes y/o usuarios de las entidades vigiladas reportantes y que indican o sugieren un mayor análisis, las cuales deben ser objeto de un estudio cuidadoso y detallado por parte de dichas entidades y sus áreas de cumplimiento.
2.8. Capacitación
Las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que tengan dicha modalidad deben diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el Sarlaft dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la entidad.
Tales programas deben, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones:
a) Periodicidad anual;
b) Ser impartidos durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y a los terceros (no empleados de la entidad) cuando sea procedente su contratación en los términos de la presente circular;
c) Ser constantemente revisados y actualizados;
d) Contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos.
e) Señalar el alcance de estos programas, los medios que se emplearán para ejecutarlos y los procedimientos que se adelantarán para evaluarlos. Los programas deben constar por escrito.
3. Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y de Financiación del Terrorismo – Sarlaft – por parte de las empresas blindadoras de vehículos
Atendiendo los objetivos que fundamentan la expedición de la presente circular, las empresas blindadoras de vehículos vigiladas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, deberán adoptar las disposiciones aquí contenidas relacionadas con:
a) La adopción de un manual de procesos y procedimientos de conocimiento, vinculación, verificación periódica y actualización de la información suministrada por los clientes;
b) Verificación de listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional;
c) Reportes de operaciones sospechosas, intentadas o rechazadas y parámetros que se deben tener en cuenta para su calificación;
d) Reporte de ausencia de operaciones sospechosas;
e) Control, acceso y reserva de la información.
Así mismo deberán realizar los siguientes reportes relacionados con el desarrollo de sus actividades:
3.1. Reporte de operaciones en efectivo de las empresas blindadoras de vehículos
Las empresas blindadoras deben remitir a la UIAF el informe mensual sobre transacciones en efectivo diligenciando el Anexo V de la presente Circular de acuerdo con los montos e indicaciones señalados en el correspondiente instructivo.
Se entenderá por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del giro ordinario de los negocios de los clientes, involucren entrega o recibo de dinero en billetes y/o en monedas nacional o extranjera.
El reporte de transacciones en efectivo se compone de:
3.1.1. Reporte de operaciones individuales en efectivo para empresas blindadoras: Las empresas blindadoras deberán reportar mensualmente las operaciones individuales en efectivo que realice en la operatividad de su objeto social cuyo monto sea diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
3.1.2. Reporte de operaciones múltiples para empresas blindadoras: Así mismo, deben reportar las transacciones individuales en efectivo realizadas por cuantías inferiores a las mencionadas anteriormente, que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen las sumas que se indican a continuación: Cincuenta millones de pesos ($50.000.000) si es en moneda legal o cien mil dólares de los Estados Unidos de América (US$100.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
3.1.3. Reporte de ausencia de transacciones en efectivo: Si dentro de uno de los meses del año, no se ha determinado la existencia de transacciones en efectivo con las características mencionadas, las entidades deberán informar de este hecho a la UIAF dentro de los diez (10) primeros días calendario siguientes al mes respectivo a través del reporte de ausencia de transacciones en efectivo de acuerdo con lo establecido en el Anexo Técnico.
4. Período de envío de los reportes a la UIAF
Los reportes sobre operaciones en efectivo, y de transporte de metales, joyas, piedras preciosas, objetos de arte y antigüedades, al igual que el respectivo reporte de ausencia de transacciones en el caso que no se haya determinado una operación, deben efectuarse mensualmente, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al que se realizaron las operaciones, en medio magnético y en el formato que se encuentra detallado en el anexo.
5. Obligación de consulta de listas vinculantes para Colombia
En cumplimiento de lo establecido en el artículo 20 de la Ley 1121 de 2006, por medio de la cual se dictan normas para la prevención, detección, y sanción de la Financiación del Terrorismo y otras disposiciones, las entidades vigiladas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada a quienes se dirigen las disposiciones contenidas en la presente Circular, en sus procedimientos de vinculación de clientes, se encuentran obligadas a consultar las listas expedidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y las demás que tengan carácter vinculante para Colombia a efectos de acatar los procedimientos establecidos en la citada Ley.
6. Declaración de origen de fondos
En coordinación con las políticas de prevención y detección de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, requerirá dentro de sus trámites, el documento de declaración sobre el origen de los fondos de los solicitantes.
7. Acceso a la información producida en virtud de los controles adoptados
Sin perjuicio de la obligación de reportar en forma inmediata y suficiente a la UIAF, la información sobre operaciones sospechosas, las entidades destinatarias de la presente Circular, estarán obligadas a suministrar información obtenida en desarrollo de los mecanismos de control establecidos cuando así lo solicite la UIAF, la Fiscalía General de la Nación y/o las autoridades con facultades de policía judicial.
8. Reserva sobre la información reportada
Las personas vinculadas a las entidades sometidas a inspección, vigilancia o control de esta Superintendencia no podrán dar a conocer a quienes hayan efectuado o intenten efectuar o se hayan rechazado operaciones sospechosas, que han comunicado a la UIAF sobre las mismas en cumplimiento de la obligación consagrada en esta norma. En consecuencia, deberán guardar reserva sobre dicha información, so pena de las correspondientes sanciones administrativas y penales a que haya lugar.
9. Control al cumplimiento de la Circular
Esta Superintendencia en cumplimiento de sus funciones de inspección, vigilancia y control, sancionará de conformidad con las normas respectivas, el incumplimiento de lo dispuesto en la presente Circular. La UIAF informará a esta Superintendencia los posibles incumplimientos que observe en desarrollo de su labor.
10. Periodo de transición
Las entidades a quienes se dirige la presente circular, deberán implementar las disposiciones relacionadas con la prevención y detección de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, en un plazo de cuatro (4) meses a partir de la fecha de su publicación.
Para los anteriores efectos, deberán elaborar un cronograma para la implementación y ajuste a las instrucciones adoptadas mediante la presente circular dentro de la fecha establecida para el efecto, en el cual se detalle por lo menos los plazos y responsables de cada una de las tareas establecidas en el mismo.
11. Derogatoria
La presente circular, rige a partir de su expedición y deroga las instrucciones que le sean contrarias, en especial las Circulares Externas 009 de agosto 19 de 2004, 007 de junio de 2006 y 003 del 20 de marzo de 2009, expedidas por esta Superintendencia.
12. Entrada en vigencia
Los reportes a la Unidad de información y Análisis Financiero deberán realizarse a partir del 1o de junio (es decir, respecto del mes inmediatamente anterior) a través del Sistema de Reporte en Línea (SiReL). Los reportes de operación sospechosa igualmente se empezarán a enviar a partir de esa fecha a través del Sistema de Reporte en Línea (SiReL).
Para el cumplimiento de lo anterior, 1os sujetos obligados deberán solicitar durante los primeros quince (15) días calendario del mes de mayo su usuario, contraseña y matriz de autenticación para el ingreso al Sistema de Reporte en Línea. (SiReL).
El manual del usuario para el sistema de reporte en línea lo pueden descargar en:
www.uiaf.gov.co/index.php?idcategoria=2626.
El Superintendente,
LUIS FELIPE MURGUEITO SICARD.
VER ANEXOS TÉCNICOS EN ARCHIVO ADJUNTO