Contraloría General de la República
RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA ORGÁNICA REG-ORG-0006 DE 2015
(Octubre 27)
“Por la cual se adopta el sistema de control fiscal sobre los gastos reservados”.
El Contralor General de la República,
en uso de las facultades otorgadas por el numeral 12 del artículo 268 de la Constitución Política, numeral 7º del artículo 35 del Decreto-Ley 267 de 2000, y el artículo 4º de la Ley 1097 de 2 de noviembre de 2006, y
CONSIDERANDO:
Que el inciso 1º del artículo 267 de la Constitución Política establece que el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.
Que el numeral 4º del artículo 268 de la Constitución Política prescribe que es atribución del Contralor General de la República exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación.
Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 12 del artículo 268 de la Constitución Política, le corresponde al Contralor General de la República “Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial”.
Que de acuerdo con lo previsto en el numeral 2º del artículo 5º del Decreto-Ley 267 de 2000, corresponde a la Contraloría General de la República ejercer la vigilancia de la gestión fiscal conforme a los sistemas de control, procedimientos y principios que establezcan la ley y el Contralor General de la República mediante resolución.
Que según el numeral 1º del artículo 35 del Decreto-Ley 267 de 2000, es atribución del Contralor General de la República fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con la Constitución y la ley.
Que conforme a lo dispuesto en el numeral 7º del artículo 35 del Decreto-Ley 267 de 2000, es función del Contralor General de la República dictar las normas tendientes a la armonización de los sistemas en materia de la vigilancia de la gestión fiscal y los controles y modalidades que corresponda.
Que en consonancia con el artículo 6º de la Ley 42 de 1993, las disposiciones de la misma ley “y las que sean dictadas por el Contralor General de la República, en ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 268, numeral 12 de la Constitución Nacional, primarán en materia de control fiscal sobre las que puedan dictar otras autoridades”.
Que el artículo 95 del Decreto 111 de 1996, establece que la Contraloría General de la República ejercerá vigilancia fiscal de la ejecución del presupuesto sobre todos los sujetos presupuestales.
Que de acuerdo con lo previsto en el artículo 4º de la Ley 1097 de 2007, “la vigilancia del control fiscal y el control de resultados en la ejecución de gastos reservados los realizará un grupo auditor que dependa directamente del despacho del Contralor General de la República”.
Que con fundamento en las competencias señaladas, el Contralor General de la República expedirá las normas para armonizar el sistema de control fiscal sobre gastos reservados de conformidad con lo establecido en la ley.
Que el Gobierno nacional expidió la Ley Estatutaria 1621 de 2013, para fortalecer el marco jurídico de los organismos que llevan actividades de inteligencia y contrainteligencia y cumplir su misión institucional.
Que el literal c) del artículo 61 G de la Ley 1621 de 2013, establece dentro de las funciones de la comisión legal de seguimiento a las actividades de inteligencia y contrainteligencia, la de “Emitir un concepto sobre el informe de auditoría de los gastos reservados elaborado por la Contraloría General de la República”.
Que el artículo 38 de la Ley 1621 de 2013 exige que los funcionarios que adelanten actividades de control, supervisión y documentos o bases de datos con ocasión de la ejecución de gastos reservados, están obligados a suscribir acta de compromiso de reserva por 30 años y a cumplir “en todo momento los más altos estándares de idoneidad y confianza que permitan mantener el compromiso de reserva en el desarrollo de sus funciones”.
RESUELVE:
CAPÍTULO I
Objeto, ámbito de aplicación, competencia e informes de ley
ART. 1º—Objeto y ámbito de aplicación. La presente resolución tiene por objeto establecer los lineamientos para la vigilancia de la gestión fiscal y el control fiscal a los recursos de gastos reservados, que ejecuten los organismos autorizados para ello, de conformidad con lo dispuesto en las leyes 1097 de 2006 y 1621 de 2013.
ART. 2º—Grupo de auditoría. La vigilancia de la gestión fiscal y el control de resultados de los recursos asignados a gastos reservados será ejercida por el grupo auditor que para estos efectos dependerá directamente del despacho del Contralor General de la República al cual estará adscrito, conforme a lo establecido en el artículo 4º de la Ley 1097 de 2006 y a lo dispuesto en la presente resolución.
El grupo auditor se conformará como grupo interno permanente de auditores, para el cumplimiento de lo ordenado por la ley, en la citada disposición, cuya coordinación y supervisión estará a cargo del(a) contralor(a) delegado(a) para defensa, justicia y seguridad.
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ART. 3º—Atribuciones del grupo. La vigilancia y control fiscal a la ejecución de gastos reservados estará a cargo del grupo interno permanente de auditores, designado por el Contralor General de la República, de acuerdo con lo señalado en el artículo 2º de esta resolución y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4º de la Ley 1097 de 2006.
A este grupo de auditoría le corresponde realizar el control fiscal integral sobre los gastos reservados, en el marco de lo dispuesto por la mencionada ley, el cual incluye lo relacionado con la revisión de las cuentas fiscales, las líneas de auditoría que sobre las mismas se realicen, la atención de denuncias ciudadanas, los requerimientos que sobre el particular formule el Congreso de la República, así como el adelantamiento de actuaciones especiales.
ART. 4º—Informes de ley. Los Informes que deba rendir la Contraloría General al Congreso de la República relacionada con gastos reservados serán elaborados y soportados por el grupo de auditoría de que trata el artículo 2º, de conformidad con lo establecido en las normas y con los requisitos de presentación y de reserva a que ella tenga lugar.
CAPÍTULO II
La cuenta de gastos reservados
ART. 5º—Cuenta de gastos reservados. Se entiende por cuenta, la información que deben presentar a la Contraloría General de la República los jefes o representantes legales de los sujetos de control que ejecuten recursos de gastos reservados, sobre las actividades financiadas por estos, de conformidad con lo regulado en la Ley 1097 de 2006.
ART. 6º—Responsables de la rendición de la cuenta de gastos reservados. Los jefes o representantes legales de las entidades ejecutoras de recursos de gastos reservados rendirán, anualmente, de manera separada y debidamente suscrita, la cuenta consolidada de manejo y gestión financiera, administrativa y de resultados de los recursos asignados por este concepto para cada año fiscal.
ART. 7º—Término de presentación de la cuenta. La cuenta de manejo de gestión anual de los gastos reservados de cada vigencia fiscal, comprendida entre el uno (1º) de enero y el treinta y uno (31) de diciembre de cada año, se presentará a más tardar el 28 de febrero del año siguiente.
ART. 8º—Prórroga de la presentación de la cuenta. Para el cumplimiento de la obligación de rendir la cuenta, los responsables podrán solicitar prórroga por escrito ante el administrador, coordinador y supervisor del grupo auditor de que trata el artículo 2º, la cual procederá solamente en eventos de fuerza mayor o caso fortuito.
Dicha solicitud deberá presentarse con una anterioridad no inferior a cinco (5) días hábiles antes
del vencimiento del término establecido en el artículo anterior.
ART. 9º—Contenido de la cuenta. Los organismos ejecutores de gastos reservados, presentarán en sobre cerrado, ante el coordinador y supervisor del grupo auditor de que trata el artículo 2º, la cuenta de su manejo, la cual contendrá la siguiente información:
1. Presupuesto asignado y ejecutado en la vigencia, por rubros presupuestales y detallado por unidades, por conceptos del gasto y por fuentes de financiación.
2. Estados contables básicos.
3. Plan de compras programado y ejecutado.
4. Relación de contratos, órdenes de suministro y de servicios.
5. Reporte de los principales resultados obtenidos con los gastos reservados.
6. Relación de reservas presupuestales y cuentas por pagar.
7. Los informes semestrales presentados por las oficinas de control interno a los ejecutores de gastos reservados.
ART. 10. —Otra información. En ejercicio de los instrumentos de vigilancia y control fiscal, la Contraloría General de la República podrá solicitar a las entidades ejecutoras de gastos reservados, la información que se requiera para el cumplimiento de lo establecido en el artículo 4º de la Ley 1097 de 2006. Para tal efecto, el grupo auditor de que trata el artículo 2º, señalará la información requerida, el término y el lugar de presentación.
ART. 11. —Sanciones. La inobservancia en cuanto al cumplimiento de los términos y requisitos señalados en esta resolución, dará lugar a la imposición de sanciones a los responsables de su rendición, de conformidad a lo establecido en el artículo 101 de la Ley 42 de 1993 y la Ley 1437 de 2011 (CPACA).
CAPÍTULO III
Ejercicio de vigilancia y control fiscal a gastos reservados
ART. 12. —Modalidades de vigilancia y control. El proceso auditor a la ejecución de gastos reservados se adelantará de manera independiente al de la entidad, mediante la modalidad de auditoría especial o mediante las modalidades de auditoría y otros instrumentos de vigilancia y control fiscal que establezca el Contralor General de la República de conformidad con sus competencias constitucionales y legales mencionadas en la parte motiva.
ART. 13. —Criterios de evaluación. La información y documentos soportes de gastos reservados que sean objeto de vigilancia y control fiscal, por parte del grupo auditor permanente de que trata el artículo 2º de la presente resolución, deberán ser objeto del examen y evaluación de la legalidad, necesidad, conexidad, causalidad, idoneidad y proporcionalidad de los mismos,
conforme a su régimen constitucional y legal.
Se tendrán como fuentes de criterio para el ejercicio de la vigilancia y el control fiscal de los gastos reservados, la Constitución Política, las normas legales y reglamentarias de carácter general aplicables a la administración de los recursos públicos, las normas específicas sobre inteligencia, contrainteligencia, investigación criminal y protección a víctimas y testigos; y, en lo pertinente, el plan nacional de inteligencia de que trata el artículo 8º de la Ley 1621 de 2013.
De igual forma, serán fuentes de criterio, la reglamentación interna, instructivos, manuales y demás documentos que expidan las entidades de que trata el artículo 2º de la Ley 1097 de 2006, con el fin de establecer directrices, programación, ordenación, ejecución, control y orientación de los recursos de gastos reservados.
ART. 14. —Sistemas de control fiscal aplicables. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 42 de 1993 y en cuanto se armonicen con lo dispuesto en las leyes 1097 de 2006 y 1621 de 2013, en el ejercicio del control fiscal a los gastos reservados, se aplicarán controles de legalidad, de control interno, de control financiero y de gestión y resultados, de conformidad con la normatividad que le sea aplicable a estos recursos.
ART. 15. —Soportes de legalización del gasto. Para el ejercicio del control fiscal a los gastos reservados, se tendrán como soportes todos los documentos que sustenten la ejecución de los recursos, establecidos en las normas y los manuales de las entidades, entre los cuales se tienen, entre otros: órdenes de operación, misiones de trabajo, solicitudes de recursos, comprobantes de pago, facturas, recibos, carátulas tiquetes, informes de resultados de operaciones, reportes de inteligencia, formatos, actas de pagos, reportes de la información recibida y del análisis efectuado, autorización del superior o del funcionario competente sobre la conveniencia del pago, reportes de la utilización o traslado de la información a otro organismo o instancia, y demás soportes que diseñen las entidades ejecutoras, para legalizar los gastos realizados, en el desarrollo de las actividades de inteligencia, contrainteligencia, pagos de información y de recompensas, protección de víctimas y testigos e investigación criminal, y que además hacen parte de la información necesaria para los registros contables y los de gestión. Así mismo se tendrá en cuenta el plan nacional de inteligencia de que trata el artículo 8º de la Ley 1621 de 2013.
En la legalización de los recursos para la protección a víctimas y testigos, se tendrán como soportes, todos los documentos que sustentan la protección, la asistencia a procesos judiciales a los que sean requeridos, los apoyos económicos por reubicación definitiva y demás gastos que se requiera para mantener el bienestar y las condiciones dignas de vida de los testigos, víctimas y sus familiares.
CAPÍTULO IV
Control de gestión y resultados
ART. 16. —Principios aplicables. Para el ejercicio del control de gestión y resultados a gastos reservados se tendrán en cuenta los principios rectores de la función administrativa, de los
principios de la gestión fiscal, de los que particularmente rigen las actividades de gastos reservados y las operaciones de inteligencia y contrainteligencia que se financien con este tipo de gastos.
ART. 17. -Indicadores de gestión. La Contraloría dentro de los criterios de evaluación de la gestión de las entidades o unidades que ejecuten gastos reservados, verificará los indicadores de gestión y de resultados diseñados para gastos reservados por las entidades ejecutoras. Así mismo evaluará la gestión administrativa en la ejecución de los gastos reservados, con el fin de verificar el cumplimiento de las normas, en los procesos aplicados en la ejecución de estos recursos.
CAPÍTULO V
Evaluación financiera
ART. 18. —Aplicación de las normas de contabilidad pública. Las dependencias responsables de la ejecución de gastos reservados, para el manejo contable, presupuestal y de tesorería, aplicarán las normas y procedimientos establecidas por la Contaduría General de la Nación, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la reglamentación interna que regule estos aspectos.
ART. 19. —Procedimientos. El control fiscal al manejo financiero y contable se efectuará sobre los documentos y soportes establecidos para el registro, administración y custodia de los bienes y recursos, inventarios, presentación de informes, presentación y consolidación de los estados financieros, de conformidad con la normatividad contable expedida por la Contaduría General de la Nación y la reglamentación interna definida para este fin.
En el manejo de tesorería se verificará entre otros el cumplimiento de las normas generales, procedimientos internos, registro y documentación para el pago correspondiente, de conformidad con las disposiciones de cada entidad y las normas legales vigentes que le son aplicables.
ART. 20. —Aplicación de normas presupuestales. El control fiscal en materia presupuestal, se ejercerá verificando el cumplimiento de las normas presupuestales establecidas por el Ministerio de Hacienda para las entidades del Estado, para garantizar el cumplimiento de la normatividad externa e interna relacionada con el manejo presupuestal.
CAPÍTULO VI
Etapas y forma de ejercer la de vigilancia y control fiscal a gastos reservados
ART. 21. —Determinación del plan de vigilancia fiscal a gastos reservados. El coordinador y supervisor de que trata el artículo 2º, presentará ante el Contralor General de la República para su aprobación, propuesta del plan de vigilancia y control fiscal a gastos reservados.
El Contralor General de la República determinará las directrices y lineamientos del control fiscal, con base en los cuales se programarán y realizarán las auditorías y demás instrumentos de vigilancia y control fiscal a gastos reservados.
ART. 22. —Carácter confidencial de la información sobre gastos reservados. Toda la información a la que acceda la Contraloría General de la República y las fases, etapas o procedimientos de los instrumentos de vigilancia y control que se relacionen con gastos reservados del sujeto de control respectivo, estará sujeta a reserva, desde su inicio y por el término establecido en el artículo 5º de la Ley 1097 de 2006 o en las normas que la adicionen o modifiquen.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso anterior, en lo no previsto en la presente resolución, se aplicarán los procedimientos señalados para la respectiva modalidad de auditoría o instrumento de vigilancia y control fiscal que se ordene adelantar.
ART. 23. —Traslado de las observaciones. El coordinador y supervisor del grupo de auditoría, remitirá las observaciones formuladas con ocasión del ejercicio de la vigilancia y control fiscal por parte del grupo auditor a las entidades de que trata el artículo 2º de la Ley 1097 de 2006, con el fin de que se pronuncien frente a cada una de estas, dentro del término otorgado.
Una vez rendidas las explicaciones, réplicas y/o respuestas de la entidad y/o sujeto vigilado, el grupo auditor deberá analizarlas dentro de las consideraciones con las que culmina el ejercicio de la vigilancia fiscal en cada caso.
ART. 24. —Hallazgos. Cumplido lo anterior, los hallazgos que se detecten en el desarrollo de la auditoría, se validarán en mesa de trabajo presidida por el coordinador y supervisor del grupo auditor de que trata el artículo 2º, con la participación de todos los integrantes del grupo auditor especial permanente, para lo cual se deberán surtir los pasos de validación establecidos en la guía de auditoría o en el procedimiento establecido para la modalidad de vigilancia y control que se adelante, sin perjuicio del carácter reservado de la actuación.
ART. 25. —Informe de auditoría o del instrumento de vigilancia y control. Los resultados de la auditoría o del instrumento de vigilancia y control serán presentados de conformidad con el modelo de informe establecido en las regulaciones de la Contraloría General de la República para la correspondiente modalidad de auditoría o instrumento de vigilancia y control que se hubiere aplicado, conforme al plan de vigilancia adoptado.
Conforme a lo establecido en el artículo 5º de la Ley 1097 de 2006, los informes con los cuales termina el ejercicio de la vigilancia y control fiscal a los gastos reservados, serán presentados en forma separada al de los de auditoría de la entidad, estarán suscritos por el Contralor General de la República y tendrán carácter reservado.
El concepto de la gestión y la opinión de los estados contables, se podrán tomar como insumo para el fenecimiento de la cuenta del sujeto de control.
ART. 26. —Plan de mejoramiento. Cuando así corresponda, como resultado del ejercicio de la vigilancia y control fiscal a gastos reservados, el jefe o representante legal de la entidad o unidad ejecutora de los mismos deberá suscribir y presentar un plan de mejoramiento, conforme a la metodología y a las normas expedidas por el Contralor General de la República, que regulen la suscripción de planes de mejoramiento para los sujetos de control.
ART. 27. —Archivo de la información. Mientras esté en las etapas de planeación y de ejecución el proceso auditor de que trata esta resolución, todos los documentos reposarán y estarán bajo la responsabilidad y coordinación del grupo auditor especial permanente.
Una vez culminada la auditoría o el instrumento de vigilancia y control fiscal sobre la ejecución de gastos reservados o los mecanismos de vigilancia fiscal adelantados, el grupo auditor de que trata el artículo 2º, entregará debidamente inventariados tales documentos a la unidad de aseguramiento tecnológico e informático de la Contraloría General de la República (USATI), para que en atención a las funciones que le competen guarde el archivo en reserva, por el término señalado en las leyes 1097 de 2006 y 1621 de 2013.
ART. 28. —Derogatoria y vigencia. La presente resolución regirá a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución Orgánica 7253 de 2013 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D.C., a veintisiete de octubre de 2015.